「共識管理」新境界

 

文/陳約翰

 

 

信條、格言等,常常是組織所遵循的共識與目標的昇華。藉由共識的建立,組織奠定了團隊的管理準則。例如獨立戰爭時期美國國會通過的「合眾為一」(Out of many, one)的信條。

 

建立以共識為基礎的管理模式並不容易。要建造「共識管理」的殿宇,需鍛鑄四根支柱:投入與熱情;先理再管;走動參與;正向吸引。

 

一、主管的投入與熱情

 

主管必須有設定目標的能力並保有內在的熱情。目標是領導者激勵追隨者的打火機,點燃他們心中的火焰。1成功的人看見目標,而不被細節鎖住。領袖對人和所承諾的都有熱情,追求卓越,就像列王紀中挑戰巴力假先知的以利亞,他祈求上帝降火燒盡祭品,證明耶和華為惟一的真神。以利亞無懼敵人眾多,向上帝呼求:「上帝,證明我說的話吧!」結果火焰裂天而降,燒盡祭品。以利亞義無反顧,對其許諾有強烈熱情,是領導人的典範。2

 

當領導者「不只是為保持現狀而奮鬥」3,而是具備高過眼前一切的胸襟,能描繪出工作更高的價值,熱愛生命,樂於分享自己,予人盼望4,就會令人樂意跟從。

 

有品格的主管,若能在管理的職分上淬鍊出投入與熱情,就能成為部屬的好榜樣。

 

二、先「理」才能「管」

 

主管建立共識的起手式,必須認清先「理」才能「管」。

 

「理」的能力首在解決組織現有的難題5,包括了解當下狀況,且運用「三點見效」策略:設立停損點、找出癥結點、翻轉痛點(這部分將在實例一「請假共識公約」中說明)。

 

其次,在新措施、新任務實施前,應先設立緩衝期,生效、交接、完成。對於重大改變,先低調徵詢「關鍵人物」的意見;調整工作職務時,先從問資深人員「要不要換」開始,若有建議,可當場徵詢眾人看法;若無意見,則依事先個別訪談之意願調整執行。辦專案可參考前例,但一定要有改變,讓團隊習慣改變,才能保持前進的動力。

 

管理者需具備洞察力,了解問題,且能用可行的方法帶領團隊完成任務。

 

三、身體力行,走動參與

 

常言道:「帶兵要帶心。」評估組織動員能力的強弱,在於「你能不能帶得動你的人。」掌握共識管理的領導人要走在隊伍前面,因為你無法從後面去推一條棉繩;但只要從一端拉起,就會拉得動。這是主管的帶頭作用。除此之外,主管也需花功夫和部屬相處,關注他們,以身作則,活出你所說的樣子。6

 

組織出現錯誤而必須將案子或工程「打掉重做」時,必定與缺乏管理效能有關,好比螺絲鬆了。而「走動參與」就可以避免或減少錯誤發生。

 

好的管理者不會把部屬當作工具,而是將他們視為團隊中不可或缺的一員。美國西部牛仔在牛群後追趕、吆喝,牧羊犬在側翼配合追逐,把牛群趕到下一個放牧地;聖經中則描述牧人「既放出自己的羊,就在前頭走,羊也跟著他」(參考約翰福音10:4),又說「領我在可安歇的水邊」(參考詩篇23:2)。前者牛群缺乏定向,他們只是牲畜,牛隻之間互相衝撞,受傷是不可避免的;後者的牧人乃「按著名叫自己的羊,把羊領出來。」(參考約翰福音10:3)羊群雖柔弱,有牧人堅定地帶領,溫柔地看顧,牠們就可以被領到下一個青草地。這是一幅充滿靈性之美的畫面,天父豈不也按著我們的名來呼召我們嗎?

 

主管須身體力行,常常走動參與,才能認識你的羊,帶得動你的團隊。7

 

▲一個領袖號召力體現在背後有多少支持者,所以主管要認識自己的羊(團隊),還必須讓羊也認識自己。

 

四、正向吸引,鼓舞與同心

 

一個領袖號召力有多強,看看背後有多少支持的人便知道,所以主管光認識他/她的羊(團隊)是不夠的,還必須讓羊也認識他/她。

 

共識管理是有往有來的「雙向溝通」。筆者鼓勵身為基督徒的主管在大部分時候,必須讓部屬了解自己的想法,分享對工作的熱情和屬靈的異象。

 

要和部屬建立患難與共的情感,除了身體力行,走動參與外,主管還必須用正面肯定的態度講述同仁正在做的事,有決心去改變辦公室消極的工作態度,對大家所追求的目標及所在乎的事,要用自信熱切的方式不斷提醒。主管與部屬「立場一致而且堅定不移」的態度,可以推動團隊往主管所希望方向走。8

 

當主管樂於溝通,部屬有規可循,同仁在辦公室的表現有一套標準來衡量,他們就願意付出當付的代價來遵守。

 

領導者不去面對或不做困難的事,終究會帶來麻煩9。我會去規劃並執行過去想做但失敗的事,或接受建議做新的嘗試,來激發團隊的求勝心。

 

但這樣的作法也並非無須付出代價,有時提議會被長官打回票,被其他部門挑剔。當士氣低落,做事遭到挫折時,我堅持敢於不同,以古希臘斯巴達的格言「我選擇」(I Choose),鼓舞大家:「我選擇你不願做的事,所以我可以完成你所做不到的事。」我經常激發大家勇敢追求以及無私奉獻,相信「因為你們立志行事,都是神在你們心裡運行,為要成就祂的美意。」(腓立比書2:13)

 

好的領導者正向鼓舞,你的羊才會認得你的聲音,願意和你共同面對挑戰。

 

實例一:請假共識公約

 

我曾在臺灣及美國的三個大單位任主管,三大單位有一個共通特點,就是有相當多的基層人力。基層人力管理最具代表性的就是休假管理。

 

到任後發現三個單位都缺乏明確的休假規定,有規定也沒有完全公開或落實。結果是同仁請假一窩蜂(如碰上機票大減價),而一般例行休假的安排,因無從了解整體的休假情形,同事在主管核准前總是忐忑不安。

 

另一方面,主管沒有人力調控目標作為准駁依據,長期下來便形成了「有請假就要准,不准就是不合理」的觀念。於是準備要出國的人往往先買了機票,訂了旅館再來請假,「先斬後奏」的情形層出不窮。源於此一惡性循環,當人力吃緊時主管也只能含淚准假,若遇「不可抗」緊急事件,人力調配更是雪上加霜。

 

我首先了解問題並設定停損點:說明所有已准的假期,除非造成人力極大困難,一律生效。

 

其次,因請假無從管起的癥結是請假情形未公佈,沒人知道其他人的請假狀況,加上主管未定出同一時間休假人數的上限,於是同事雖有假,但是否會獲准只能碰運氣或揣測主管的心情。對此,我草擬一份初步的「共識公約」,徵詢大家意見,並著手訂定新措施。在新措施生效前先設立一至二週緩衝期,等待同仁充分認知。

 

新措施決非一時興起,而是「來真的」,除建立可信度外,也可先讓同仁適應並調整自己原有的休假規劃。「新規定上路後,一切照新規定。但從今天開始,在緩衝期內,遞假單之前,應先與我討論才生效。」

 

為翻轉痛點,身為主管,我籲請大家支持請假共識公約,它合乎每一個人的利益,包括我自己。因為沒有工作就不會有休假,休假之前應有任務優先的觀念,以提醒大家「不當的休假安排,會讓休假的人休得不心安理得,也讓留下來的人代理得不開心。」合宜的休假安排,會讓休假的人得到應得的,而留下的人也樂意代班。

 

請假共識公約實施一個月後,結果出乎意料的好,因為大家都得好處。同仁所應得的,有制度為他保證;請假不必猜忌,不必看主管臉色或心情。只要合乎公約,幾乎都准;不准假只有一個理由,就是有沒有合乎共識公約。

 

實例二:追求卓越的共識

 

筆者曾籌備規模超過1,500人的戶外慶祝活動,以有限的預算、人力而言,屬組織自辦(非委辦予專業公司)的超大型活動。籌備期超過四個月,動員行政人力70人及專業廠商200人。任務伊始,我參照了前例設定時程表與任務分組,提醒大家:這雖是一年一度的事,除了日常例行性工作外,我們要準備「一手做工,一手拿兵器」,專業及高品質地完成任務。

 

我訂下「自信、專業、優雅」的活動目標,並以目標管理、時間管理、資源管理及團隊管理分進合擊,做到「事到位」(訂定次目標及預期成果),「人到位」(確立小組長、成員、支援人力與廠商),「物到位」(小組工作分配,各找管道、資源,限期完成,並要看到成果)。

 

我把最高標準放在每個成員心中,並把「追求卓越」成為習慣落實在每一件事中,且不斷重申團隊目標,直到完成之時(對目標熱情的許諾)。

 

為了改進以往人潮過於擁擠的現象,我擬定「啟動3+1核心運轉人潮」策略流動,分散人潮。執行的過程中,我充分信任團隊,但個人身體力行,走動參與(認識我的羊),避免錯誤,也維持了效率與品質。

 

由於活動場地廣闊,有上千個細節,兼且隨時有新狀況發生,整個籌備工作之重大過任何人想像。當我因求完美而患得患失的時候,神提醒我要追求卓越,但是不要用「完美無瑕」來證明自己的能力並贏得眾人的肯定,而是要回到神聖的工作本意:無論結果如何,基督徒要藉由活動的執行過程成為福音的導管,並將這一切獻給神。

 

主的話語和恩典同在,讓我可以完全交託。活動結束後大獲好評,不僅呈現了「自信、專業、優雅」的接待目標,規劃的諸多亮點也受到讚賞,也得到其他主管的高度肯定,更難得的是改善了去年所有的缺失。當完全信靠之時,神連在最細微處都托住我們。在活動的慶祝茶會中,我恭喜整個團隊,肯定「追求卓越已經成為大家的DNA了。」哈利路亞!

 

總之,「共識管理」不只是一個觀念,更是值得追求的新境界,它要求管理者的投入與熱情,先理再管,走動參與,並正向吸引。共識管理的內涵是源於愛,一位高尚的主管「必須愛你的屬下甚於愛過你的地位」10,讓人們「看到你們好行為,並將榮耀歸給你們在天上的父。」(參考馬太福音5:16)

 


 

1.         《領袖21特質》(The Indispensable Qualities of a Leader),John Maxwell著,徐顯光譯,基石文化公司,臺北,P19-25。
2.         參考《耶穌談領導》(Jesus CEO),Laurie Beth Jones 著,陸志倩,張思忠譯,智庫文化出版,臺北,P32。
3&4. 同上,P175。
5.         同上,根據P118-122撰寫。
6.         參見《耶穌談領導》P143,117;《領袖21特質》P41。
7.         參看《牧羊人領導:詩篇23篇的領導智慧》,Blaine McCormick,David Davenport 著,葛窈君譯,啟示出版社;《牧者的管理智慧:七項有效管理的要訣》,Dr.Kevin Leman,William Pentak著,李成嶽譯,足智文化有限公司出版。
8.         《推出你的影響力》(Nudge: Improving Decisions About Health, Wealth, and Happiness)Richard H. Thaler & Cass Sunstein 著,張美惠譯,時報出版社,臺北。
9.         同註2,P16。
10.       同註1,P155。

 

 

陳約翰,在美國各大城市工作多年,工作期間帶領團隊辦理多次大型活動並進行組織管理改造,相信以愛領導,在主沒有難成的事。

 

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