【輕輕鬆鬆談管理系列】

建立組織

文、供圖／林元生

聖經出埃及記十八章21-22節記載說：「並要從百姓中揀選有才能的人，就是敬畏神、誠實無妄、恨不義之財的人，派他們作千夫長、百夫長、五十夫長、十夫長，管理百姓，叫他們隨時審判百姓，大事都要呈到你這裡，小事他們自己可以審判。這樣，你就輕省些，他們也可以同當此任。」

組織是管理四個要素之一，在本刊40期拙文「善用管理四要素」中強調：「組織就是將人分派到適當的位置，使其能力、恩賜發揮最大的效應，以達成目標。組織應盡量做到精簡、紀律（Discipline）嚴明，並且充滿效能。」這期讓我們更多地了解「組織」。

我們從出埃及記十八章21-22節這段經文，來看聖經教導我們如何學習摩西建立組織。

一、首先要定義「組織」的功能

在摩西這個例子就是「管理百姓，叫他們隨時審判百姓，大事都要呈到你這裡，小事他們自己可以審判。」這就是一般所謂「組織的職掌」。

另外，一個卓越的組織，除了組織的職掌外，都會訂定異象（vision）、使命（mission）、目標（objective）及策略（strategy）。惟有這樣有異象的組織，才能預見危機而知道避險，預知新的趨勢而發展新的契機。這樣有遠見的組織，知道不重視組織職掌及標準作業程式（SOP），組織一定常常出狀況。但是他們更知道一個組織沒有異象、使命、目標及策略，只注重組織職掌及SOP，就只能維持現狀，隨時可能面對危機而倒閉。

箴言二十九章18節説：「沒有異象，民就放肆。」在過去經營的事業，我們都曾做長、中、短期的目標設定及管理。既使我在十年前接任臺灣基督教芥菜種會（社會福利機構，以下簡稱芥菜種會）董事長時，也鼓勵同工們一起做四十年的長、中、短期的目標設定及管理，包括設定服務業務、人材訓練、財務健全及研發方面的目標。經過全員十年的努力參與下，讓芥菜種會脫胎換骨，既使現在董事長已經換人，但會務發展都是蒸蒸日上，超越過去甚多。所以一個能永續發展及經營的組織必定是有異象、使命、目標及策略的組織。

二、組織必須選任有才能的幹部來共同管理

除了神賜福，事情都是人在做，所以能將人分派到適當的位置，使其能力、恩賜發揮最大的效應，以達成目標，其實是組織最重要的事。

聖經教導選擇幹部的條件，重點如下：

1、敬畏神的人。即敬天憫人，而非無法無天者。正如聖本篤所言：「敬畏神的人知道自己是誰，知道自己的有限；而另外一個層面就是因為敬畏神，所以不懼怕人，也就可以很自由的活在人群之中，不會因為將人的肯定放在心中成為汲汲營營的目標，也因為如此，能夠從別人所設的框架之中跳脫出來。」敬畏神的人也必是「忠心有見識」，正如路加福音十二章42節所述主的話：「誰是那忠心有見識的管家，主人派他管理家裡的人，按時分糧給他們呢？」（可參考本刊39期拙作「謙卑，神賜福事業的源頭」。）

2、誠實無妄的人。因為一個誠實敬畏主的人就會順服主管，正如歌羅西書三章22節的教導：「你們作僕人的，要凡事聽從你們肉身的主人，不要只在眼前事奉，像是討人喜歡的，總要存心誠實敬畏主。」

3、恨不義之財的人。正如提多書一章7節之教導：「監督既是神的管家，必須無可指責，不任性，不暴躁，不因酒滋事，不打人，不貪無義之財。」（可參考本刊38期拙作「誠實是最好的政策」。）

所以從上述三點，我們可知聖經與一般世界選才觀點大不相同，就像世界上的口號：「錯誤的決定比貪汙更可怕。」言下之意乃是不容許幹部做錯決定，而就算他們小貪汙，但能把事情做好也沒關係。但我堅持以聖經的原則選才及用人，就嚴格要求不容許貪汙，只要貪汙，不管位階多高，一律開除。但是我們教導部屬應該認真敬業做事，在這樣情況下不小心犯錯，還能追根究底解決問題。我們希望每個「危機」如能妥善處理，都能成為「轉機」，成為組織的祝福。相反，貪汙及賄賂等道德問題則是組織的毒根，如果不禁止或及時處理，是組織內部之敗壞，最後可能像幾日前臺灣中部溪頭森林遊樂區的巨木，外面看是正常，但突然間整個倒下來，甚至壓死遊客。

三、組織是一個動態過程

一般來說它涵蓋下列幾點：

1、分工（division of labor）。不同工作：如利未人、祭司、眾首領及百姓。

2、不同層級或部門（different levels or departments）。如千夫長、百夫長、五十夫長、十夫長。

3、授權（delegation）。叫他們隨時審判百姓，大事呈到你這裡，小事他們自己可以審判。

4、權力（authority）。主要是管理百姓。

5、責任（responsibility）。敬畏神、誠實無妄、恨不義之財，並把管理百姓及審判的事做好。

6、溝通協調（communication & coordination）。他們也可以同當此任（出埃及記18:22節末）。溝通協調也就是管理者在日常工作中妥善處理好上級、同級、下級等各種關係，使其減少摩擦，讓各方面都能發揮最大的效能。

因為組織是動態的過程，所以組織可以改變，可以視內外部環境之需要及情況重新編組，也可以視特別任務之需要成立特別的任務小組（task force）。

另外，組織結構、管理幅度、組織中非正式組織的作用、集權或分權也常常是組織要考慮的課題。

所謂組織是動態的，是說它可以改變，我以十年前開始接任芥菜種會董事長為例來說明。我接任時間是在創辦人孫理蓮師母過世（1983年）後二十三年。芥菜種會由孫師母在1952年創立，是臺灣第一個政府立案的社會福利機構。當她在世時的全盛時期，隨時都幫助或安置上萬人；到我接任時該會萎縮到只服務一百多人，而且每個附屬機構都零零落落。為了改變這種情況，我在當時臺灣社會普遍沒有加薪反而平均薪資倒退時，堅持讓芥菜種會同工的薪水有正向的調整，讓同工們覺得在芥菜種會服事是有希望的；而且做得好的人不只薪水提高，年終獎金也會提高。

▲孫理蓮宣教士：小婦女，大信心。

但既有加薪，也要求同工能提升工作効能；不但工作要有新目標，並鼓勵同工設立長期目標，也設立關鍵績效指標（key performance index）作為考核的根據。每年評估每個部門及同工的績效，了解有哪些要改善的事項，並制訂了40年的目標方針及每年的年度目標。由於有上述的變革，芥菜種會在過去10年間有很多讓人讚賞之進步。以2010年啟動的一項事工為例，為了突破服務業務，我們推動全臺灣教會認養社區貧童的計畫，成效顯著。這樣的變革及努力，到現在（2016年）已經成功地帶動了約360所教會，協助教會所在地社區的貧童總共約2150人。這就如芥菜種會在為臺灣的360座燈塔加油，讓教會的光能照得更遠更亮。

▲芥菜種會董事及一級主管共識營。

結論

組織最重要就是將人分派到適當的位置，使其能力、恩賜發揮最大的效能，以達成目標。我擧臺灣的蔡英文總統執政百日為例來說明建立組織之重要。

蔡總統2016年1月16日當選總統後，苦於找不到閣揆的人選，直到3月15日才宣佈林全為準行政院長；而內閣部會首長人選在不同日期分九批宣佈，直到5月17日才大部分就緒。不但如此，大部分國營事業的董事長在5月20日就職典禮前都無法選出。從這個過程中讓大家看到組閣並無事先之規劃，這不但失去如何把政見有效化為目標及策略的機會，而且因為人員分批選出，匆促組成，因此也無法做有効的職前密集訓練及溝通協調。再加上有些閣員未能謹慎發言，因此當一些突發狀況如雄三飛彈誤射、兆豐金控及樂陞公司之弊案等發生時，整個內閣的反應就讓百姓覺得溝通協調很有問題，解決問題的決心及能力很不足。加上出問題單位甚至可能有共犯結構並無斧底抽薪的做法，因此執政百日後的民調直落，林全院長的滿意度甚至經歷死亡交叉而低於不滿意度，這實在是完全執政（立法院及行政院都由民進黨掌控）的一大諷刺。

▲芥菜種會同工合照。